视频会议可以划分为视频基本系统和周边设备2部分。周边设备指摄像机，大屏幕，麦克风和音响，采用出色的外设，可以带来理想的音视效果。但是高档的外设却十分昂贵，在整个视频会议系统中，经常需要非常大的投入。

视频会议不仅可以作为传统的召集分公司间开会的手段，而且逐渐的，将被利用来作为日常的可视化交流工具，所以，对视频会议的使用上的期望值将日益攀升。

由于视频会议投入经常十分庞大，当建成后，又不能实现预期设想时，将给用户带来很重的负担，弃之可惜，改造又需要更庞大的投入。

因此，寻求灵活的逐步投入的实施方案，将有助于用户掌握投入的分寸，在使用中逐步建立对视频应用的了解，并有效地对周边设备进行增减，从而降低项目风险。

这里所指的视频会议基本系统，是指将摄像机，麦克风音响等外设简化，用最便宜的pc摄像头（一个100元左右），pc小麦克风（几十元一个），pc小音响（几十元一个），pc显示器作为周边外设。准备好合适的网络带宽，服务器，视频会议软件，就可以建立简易的视频会议系统。

尽管这样简易的视频会议还缺乏出色的音视效果，但是作为视频交流的用途来说，已经足够。关键是，该系统能够充分的展示项目实施后的各种准备上的不足，比如：是否视频画面会卡，是否声音会停顿甚至听不到，是否会导致在一个大型集团中 若干分公司无法参与会议而最终导致视频会议项目的失败。

一个视频会议项目的失败的原因会很多种可能性，比如，网络带宽不足，服务器性能不够，视频传输软件不够理想，等等。

将视频会议分为基本系统和周边外设，逐步进行实施，将有利于用户控制项目的风险和节奏。一开始只需要搭建视频会议基本系统。

一般，局域网视频会议基本系统，（局域网通常都是100M带宽），所以只需考虑视频会议软件和服务器。服务器要采用性能较好的至强4核服务器，就可以利用现有网络、现有PC和简化的周边设备，搭建起运行良好的视频会议系统。

图:视频会议基本系统：清扬视频会议软件、带宽和服务器

很多用户用在有vpn的广域网中，对广域网中的视频会议基本系统，则要考虑：视频会议软件、带宽和服务器。软件和服务器成本同上，还需要考虑广域网带宽，尤其是服务器所在的出口带宽是必须得到保证的。对以北京电信通为例，2014年初10M光纤3万，20M光纤5万，50M光纤9万的年度费用（网上搜索所得）。用户需要根据自己的具体情况进行选择。

总之，成本控制、分步实施、外设逐步增减，就可以把注意力集中在视频会议的质量和实用性评估，以得到稳定可靠的会议效果。