传统会议都是采用纸质或铜质，仅用来显示人名和提示与会者的身份，这些桌牌都是临时制作，一般是采用打印、彩印、刻字等方式，外观较为粗糙，在一定程度上无法体现出现代化的会议环境。而且每次都是临时制作，用完即弃，如果与会人数较多时，即会浪费大量的人力物力，也不环保，但目前国内大多数会场依然延续此种做法。



 
随着当今科技的飞速发展，加之政府和部队对智能化会议室建设要求逐渐提高，要求会议系统操作方便快捷，并且具有可以反复使用的特点。这样就避免了纸张浪费，节能又环保，真正实现了无纸化会议，是对节能减排不变的承诺。基于以上情况，为推进无纸化智能会议系统改革，提高政府办公效率和现代化管理，需要在现有的会议系统基础上，改造整个会议系统，真正实现现代智能会议。



无纸化会议是现代政府执政理念的完美体现。政府之意义，一切为民而存在；政府的一切工作，也只能付诸百姓的利益才有意义，也才可能得到拥护和贯彻。对社会主义国家而言，尤其如此：人民是国家的主人，是政府的真正基础。理解了这一点，我们才能真正具备科学的执政理念。我们的一切政策法规，一切政府行为，一切改革进步，都必须以人民的利益为出发点和归宿。无纸化会议虽说是一个“点”，其精神却是难能可贵的。它是真正从人民利益的角度出发，用最少的资源为百姓干更多的事情。不仅如此，在无纸化会议上，我们看到了更多的便民、惠民措施：开通网上办公系统、推行网上办公和网上审批、网上招标、网上政府采购，这些举措既提高了行政效能，又能预防腐败，促进政务公开，更能方便群众办事。



无纸化会议可以实现所有资料都处理成电子文档，通过会议室参会人员面前的桌面智能终端屏幕显示和大屏显示，整个会议没有印发一份文字材料。 蕴藏的政府执政理念和折射出的标杆意义。一次会议也许节约不了多少纸张，但如果此项措施能够得到自上而下的执行，并能得到由此及彼的推广放大，其效果却是不可估量的。我们不知道一次会议文件材料有多少，需要使用多少张纸，但下面这个统计数据倒是可以让大家看看：少浪费1500张纸，就相当于保留一棵树；政府少用150万张纸，就抵得上一片小树林了。而政府无纸化会议的意义还不仅仅在于此。说到底是老百姓得利益、得实惠。我们可以设想一下，从某种角度来说，“无纸化”会议对与会官员的标准更高了、要求更严了，对会议主持者、组织者而言更甚，你必须掌握一定的多媒体技能，还得有更多的灵机应变能力，才能把一次会议开好，才能取得事半功倍的效果。