“十二五”期间大部分单位面临着重要的工作任务，各类会议频繁召开。为了使会议顺利进行，需要按照会议程序依次完成会议的申请，会场的布置，会议资料的管理，会场的管理等诸多方面的工作。传统的会议模式在一定程度上拖慢了会议的节奏，影响了工作效率，需尽快采取措施，提高会议的召开效率和管理水平，满足大部分单位生产工作的需求。

 

　　随着计算机以及多媒体技术的普及和提高，为会议工作带来了新的手段和方法，无纸化会议室以其功能的多样性，资源集约性，管理规范性得到迅速普及。许多军工企业和企事业单位都通过无纸化会议室的建设，缩短了会议准备周期，提高了会议质量，提升了工作效率和管理水平。

 

　　一、方案说明：

 

　　我们首创的无纸化智能会议系统，实现了传统圆桌会议形式的跨越式变革，在提升会议室高端品质、科学化管理及使用先进性的同时，更能有效提高会议效率达50%。

 

　　无纸化智能会议系统的特色：

 

　　1、真正实现会议全过程不使用纸张，节能环保、保密安全；

 

　　2、实现会议双向互动，便于开展讨论、投票、批注、文件会签等活动；

 

　　3、会前、会中、会后清晰管理，减少会议筹备时间和会务成本，降低差错率，有效提升会议质量；

 

　　4、与传统会议只能保留文字资料不同，可以完整保留会议音视频资料，每个参会人员均可根据需要进行会议录制。

 

　　5、人性化功能设计，使用操作更加便捷。

 

　　6、自主研发，专利产品，可根据客户使用需求和习惯进行定制和二次开发。

 

　　7、接口灵活：可以通过我们的接口系统与客户的OA系统、电子桌牌、会议预约显示系统和中控系统等会议相关系统对接，通过灵活的配置即可完成，项目实施周期短，系统运行稳定。

 

　　8、安全保密性高：本系统在航天系统、军队、公安和国家保密局等对保密性要求高的单位安装运行，在稳定、安全和保密性方面做了大量的研发。 依据相关国家相关保密标准文件进行研发和测试：BMZ2-2001《涉及国家秘密的计算机信息系统安全保密方案设计指南》

 

　　BMZ3-2001《涉及国家秘密的计算机信息系统安全保密测评指南》

 

　　BMB21-2007《涉及国家秘密的载体销毁与信息消除安全保密要求》

 

　　9、完善的权限管理：会议秘书插入USBKey或者使用用户名密码登陆后，其他会议终端自动进入会议系统，会议秘书下载会议资料后，分发到其他会议终端，会议结束后，参会人员将会议资料上传到会议秘书端，然后会议秘书再将会议资料按需上传到会议服务器存档。

 

　　无纸化智能会议系统的实现方式：

 

　　在圆桌会议的每个座位配置一台客户端电脑，通过服务器、交换机进行有线网络连接，安装软件，即可以轻松实现会议系统的管理和使用。客户端电脑可自由配置选择笔记本电脑或安装升降显示屏。目前，四川省投资集团、湖南省委组织部、国家保密局、中国移动、中石油成都分公司、中国武警维和部队、王府井百货集团等全国众多单位正在使用HTT无纸化智能会议系统，产品性能稳定，使用方便，得到用户的一致好评。

 

　　设计说明：

 

　　1、会议系统软件，带有电子桌签功能，如需双向显示，需单独配LED电子桌牌，或在会议室门口安装液晶显示屏，便于参会人员进入会议室前了解座位布局。

 

　　2、会议录制功能，需与会议室内音频连接，可将音频的一路输出信号连接到服务器上。

 

　　3、会议室内如需安装大屏，并要求大屏显示内容与桌面电脑同步，需将大屏的输入接口连接到服务器上。在服务器上安装一个客户端，大屏即可作为该客户端的显示系统，实现与每个电脑桌面同步。

 

　　4、如需设置会议服务人员，可在会议室外或服务间单独安装一台电脑，接入会议系统，便于参会人员呼叫服务。

 

　　会议管理

 

　　功能说明：

 

　　创建会议，对会议概况信息、参会人员、座位编排、会议流程、会议文件、会议投票和会议权限等进行设置和管理。控制所有主机统一开关机，统一进入/退出会议系统。

 

　　保密权限

 

　　功能说明：

 

　　如为保密会议，所有会议资料不允许保存、下载，会议结束后，所有资料自动删除。

 

　　会议签到

 

　　功能说明：

 

　　实现所有参会人员电子签到，自动记录、统计会议出席情况，签到同时自动下载会议文件。

 

　　座位编排

 

　　功能说明：

 

　　会务人员在后台对参会人员的座位进行编排、调整，具有会议室座位示意图编辑功能。参会人员在会中可以浏览其他参会人员的位置。会议秘书录入座位号对应的姓名后，电子桌牌自动更新。

 

　　参会人员

 

　　功能说明：显示参会人员信息列表、签到时间、座位号及显示座位示意图。

 

　　同步现场

 

　　功能说明：实现发言人与每位参会人员的桌面同步共享。同步时，支持手写批注、圈划。

 

　　会议文件

 

　　功能说明：本次会议文件的列表、分类，供参会者查阅、讨论。支持修改文件上传、分发，自动生成会签文件。

 

　　电子白板

 

　　功能说明：用于会议讨论，参会人员可同时在电子白板上进行圈划、书写；支持在白板上打开图片和设计图纸； 参会人员实时共享白板上书写的内容。

 

　　交流提示

 

　　功能说明：

 

　　参会人员即时通讯工具，支持一对一和一对多人的信息交流，收到信息后闪动提醒；可提醒会务人员对会议进行各种服务。

 

　　会议公告

 

　　功能说明:

 

　　会议主持人或会议秘书向所有参会人员发送的通知、注意事项等信息，会议公告以滚动字幕形式循环显示

 

　　个人资料

 

　　功能说明：

 

　　参会人员会前准备的个人发言资料，可通过U盘加载到本地，无需事先提交，发言时可以共享。

 

　　会议记录

 

　　功能说明：

 

　　替代传统的纸质会议本，方便参会者迅速做会议记录。支持电脑分屏显示，参会人员可边观看发言人共享屏幕，边做会议记录。

 

　　会议存档

 

　　功能说明：

 

　　实现所有会议资料的存储，包括带有批改内容的文件。可单独保存或压缩打包下载，支持文件发送至邮箱、本地下载至电脑或U盘。

 

　　会议主持

 

　　功能说明：

 

　　会议主持人具备控制会议现场的一切管理权限。如指定发言人、强制同步、停止信息交流、停止会议录制等

 

　　手写批注

 

　　功能说明：

 

　　可在会议文件、会议记录、电子白板上进行批注、圈划，批注内容可保存手写原迹。保存后的批注文件自动生成新文件名，不会覆盖原文件。

 

　　会议投票

 

　　功能说明：

 

　　会议现场表决功能，支持无记名单选和多选投票，支持说明性投票，投票倒计时提示等，快速统计投票结果，以数字和示意图形式显示。