2023年12月

　　目 录

　　1. 产品概述1

　　2. 产品定位2

　　3. 产品优势 2

　　4. 产品特点 3

　　5. 竞品分析 3

　　6. 产品参数 4

　　6.1. 会务管理系统参数 4

　　6.2. 会议显示屏软件参数 7

　　6.3. 会议服务交互软件参数 8

　　6.4. 移动端会议预约软件 8

　　7. 系统架构 9

　　8. 产品功能 10

　　8.1. 会务管理系统 10

　　8.1.1. 会议日历 10

　　8.1.2. 终端管理 10

　　8.1.3. 我的会议 11

　　8.1.4. 预约审批 16

　　8.1.5. 系统设置 16

　　8.1.6. 统计分析 25

　　8.1.7. 权限管理 27

　　8.2. 会议显示屏软件功能 29

　　8.2.1. 功能概述 29

　　8.2.2. 内容设置 30

　　8.2.3. 应用拓展 31

　　8.2.4. 墨水屏门牌 33

　　8.3. 现场平面布局图 34

　　8.4. 移动端会议预约软件 34

　　8.4.1. 会议预约 34

　　8.4.2. 快速预约会议 35

　　8.4.3. 会议配置 36

　　8.4.4. 我的会议 37

　　8.4.5. 会议审批 38

　　8.4.6. 我的预约 39

　　8.4.7. 我的信息 40

　　8.5. 手机客户端(微信)软件功能 41

　　8.5.1. 会议预约 41

　　8.5.2. 查看会议信息 43

　　8.6. 手机客户端(钉钉)软件功能 43

　　8.6.1. 会议预约 43

　　8.6.2. 会议通知 44

　　8.7. 墨水屏桌牌 45

　　8.7.1. 功能概述 45

　　8.7.2. 功能介绍 46

　　8.7.3. 内容设置 47

　　8.7.4. 实际效果 48

　　8.8. 视频会议对接 48

　　8.9. 会议服务交互软件功能 49

　　8.9.1. 会议室监控与服务 49

　　8.10. 门禁对接 50

　　8.10.1. 对接方式 50

　　8.10.2. 应用场景 50

　　8.10.3. 接口需求概述 51

　　8.11. OA对接 52

　　8.11.1. 对接方式 52

　　8.11.2. 应用场景 52

　　8.11.3. 接口需求概述 52

　　产品概述

　　当今社会竞争日益激烈，为了更高效的跨部门协作，企业公司内部需要经常通过会议进行沟通、问题解决以及决策的制定，导致企事业单位内部会议也不断增多，会议信息量也逐渐增大。

　　同时，企业的不动产成本是企业仅次于员工工资的第二大开销，如何充分利用资源是企业管理人员当下应该考虑的问题。当前，会议室的管理大多数企业仍处于无系统、0智能、纯人工的人工登记状态。在信息越来越丰富的今天，传统的“人工登记”不仅效率低、不便于管理，还更容易出错，从而导致传统会议的不足之处日益突显。除此之外，已约会议室未准时使用，临时会议无法召开，登记字迹潦草难辨，发生事故责任难查等均为会务管理的难题。

　　会务管理系统，通过信息化管理手段，搭建出一个高效、便捷和合理的会务管理体系，统一有效的管理会务信息，包含会议室及会议室内软/硬件的集中管理、会议预约、会议签到、会议资料整理等功能。操作者可通过PC端、移动端、触摸屏等多种方式便捷的预订会议室的使用。PC端会议预约方式包括Web网页、OA对接、OutLook对接、Exchange对接等，移动端会议预约方式包括微信公众号、微信企业公众号、钉钉、HTML5等，移动端基于H5可实现与现有自建OA类APP无缝对接。

　　当会议即将召开或者临时出现会议变更时，系统可自动通过邮件、短信、电话、钉钉、微信等方式及时通知参会人员。系统与各种PAD、智能电视、android一体机等终端设备联动，动态展示会议信息。同时，支持会议一键服务和会议室设备(如：灯光、空调、窗帘、门禁等)智能联动控制。

　　可以支持与无纸化会议系统、多媒体信息发布系统融合应用，在未来拓展建设无纸化会议室时，无需服务端软硬件重复建设。使用户能够更加方便、快速和高效的完成会务信息的管理。

　　产品定位

　　会务管理系统可用于政府、事业单位、企业单位等具备多个会议室的场景。实现将会议室认定为固定资产，且通过信息化对会议室资产标准化、规范化的使用，进一步提高会议室的使用率、进一步提升企业的整体形象。通过信息化系统的手段，解决主办方、参会方面临的以下问题：

　　主办方

　　工作繁杂：组织工作繁杂、工作量大、容易出现纰漏;

　　信息安全：机密信息、机密资料容易泄露;

　　节约环保：纸质材料大量打印复印，造成材料浪费;

　　需求沟通：无法与大量参会方人员进行需求沟通，难以提供及时服务;

　　服务效率：会议中信息变更难以准确、及时的通知;

　　人员信息：不能及时准确清楚参会人员的信息及签到情况;

　　座次排位：参会人员无法准确找到自己的座位，造成会议已经开始，会场还处于无序状态。

　　参会方

　　材料管理：纸质会议材料携带、查看不便;会后处理资源浪费;

　　行程规划：主办方提供资讯有限，不易规划行程;

　　会议进程：受限会议通知的信息量，会议进程无法完整掌握;

　　与会沟通：会议中沟通渠道不畅，影响效果;

　　服务质量：有安排变更或需要帮助时难以得到准确消息，难以获得及时服务;

　　产品优势

　　将智能化预订过程引入办公场所，适用与政府、企事业单位、学校、CBD写字楼、产业孵化基地等，解决会议冲突和复杂场景的会议室预订，有助于会议室高效共享，进一步减少管理时间。

　　会务管理系统具备多语言配置功能，自助研发，可支持客户特定需求的定制开发

　　与无纸化会议终端无缝对接，未来拓展无纸化会议室时无需服务端重复采购

　　与短信平台、邮件平台、钉钉平台、微信平台均具备功能对接，覆盖日常会议应用场景

　　可与公司多媒体信息发布系统、无纸化会议系统、大屏分布式系统融合应用，提供一体化的解决方案

　　支持会议室门口通过会议信息显示屏展示会议室全天的会议日程安排

　　为会务服务人员单独设置会议服务台软件，监控会议室使用情况

　　与门禁联动实现无感签到，与中控联动实现会议室自动化控制，更加有效的进行资源整合，更低成本的享受智能化服务

　　产品特点

　　会议室集中化管理，会议室资产和维护维修管理;

　　会议预约支持电脑、手机多终端快速预约;

　　会议设备联动控制，可以对接中控或设备联动控制;

　　会议显示屏支持自定义背景图片，可支持定制化服务;

　　会议参会通知支持电话、短信、邮件、钉钉、微信多渠道;

　　会前可快速创建会议，按照会议议题一键上传所有会议资料;

　　竞品分析

　　与同类产品对比分析，产品具备如下特点：

　　会议门口显示屏展示界面可自定义灵活设计，包括会议室信息、多媒体信息同步展示;

　　管理系统与无纸化系统可集成管理，可以实现普通会议和无纸化会议的统一管理;

　　与多媒体信息发布系统融合应用，信息发布屏可会议信息和多媒体信息发布切换使用;

　　与运维管理平台无缝衔接，实现会议室设备的监控、巡检、告警等应用。

　　产品参数

　　会务管理系统参数

　　会务管理系统的服务应用，实现会前预约、会后资料共享等会议应用。

　　与无纸化终端无缝对接，拓展无纸化会议室时无需重复建设;

　　会议预约支持PC端、移动端多种方式进行会议预约。PC端实现Web浏览器预约、OA对接预约、Outlook对接预约、Exchange对接预约;移动端支持微信公众号预约、企业微信公众号预约、钉钉预约、HTML5页面预约;

　　系统实现OA系统对接、门禁系统对接、企业微信对接、钉钉对接、第三方对接、接口对接、文件同步等多种方式，使单位的组织架构、用户与系统的组织架构、使用用户一对一对应，并支持定期同步更新;

　　会议日历，用户登陆后在左侧使用日历的方式展示给用户当月的会议日程安排，支持按周、月对会议日历进行排布。在有会议的日期内缩略显示会议主题，点击日期详细查看当日的会议信息、会议资料和会议参会人员。在右侧以时间节点的方式显示当天所有的会议进程，默认以时间倒序的方式进行展示，展示的信息包含会议时间、会议时长、会议主题、会议室名称以及会议主席。支持显示跨天会议的完整时间段;

　　会议预约申请，通过甘特图的方式显示会议室全天会议日程安排，可视化的方式快速确认空闲会议室，以日期或者会议室维度进行切换查询，使用户快速进行会议预约;

　　预约时可为每场会议关联多个参会人员，选择参会人员时支持通过部门关联快速检索公司内部员工。也可以导入的方式增加参会人员;

　　人员排位，参会人员座次匹配，逐个选择议题，通过拖拽参会人员的方式，在会议室实际可视化图形布局页面上摆放参会人员的落座位置。

　　会议预约申请后，需要对会议申请进行审批，审批通过后利用电话、短信、邮件、钉钉、微信等多种方式，通知预约申请人以及参会人员。会议提醒时长可自定义;

　　系统可为会议下每个议题下上传不同的会议资料，同时可在每个议题下配置不同的参会人员，可设置每个参会人员资料的查看权限;

　　系统内置可视化组件，实现平面图的方式显示会议室布局位置，提供桌子、椅子、大门、终端等控件，可按照会场实际位置进行布局;在会议预约时，使用可视化的方式为参会人员进行排位，可随时位置调换;

　　我的会议管理，可以查看全部已申请的会议，会前可随时上传、补充会议资料;

　　会议启动，会议即将接近预约时间，并且当前会议室没有被其他会议占用时，可手动启动会议，对应的会议室内的相关设备开始执行开机启动等操作;

　　会议取消，在会议启动前，可以将会议取消，会议取消后，当前会议室可在此时段内被其他管理员预约其他会议;

　　参会人员会前通过会议资料实现资料共享，可随时下载查看;

　　会议结束后，会议管理员可上传会议过程中的决议、会议记录等会议资料，形成完整会前、会中、会后资料。参会人员可下载查看;

　　会议室集中管理，利用动态的会议预约申请手段，解决公司会议室固定资产利用不充分的问题。系统内置强大的审批功能，可为每个会议室独立设置按，同时可为每个会议室设置会议审批管理员;

　　系统具备对每个会议室单独设置审批流程，可实现单人审批、多人审批、整个审批流程设置;可通过多路判断节点判断审批人的角色信息、部门信息;同时还支持设置审批人审批指定的审批表单、多人审批指定的审批表单等。

　　系统具备周期会议逻辑，如晨会、周例会、项目会周期性较长，可保存为周期会议，重复频率包含每天、每个工作日、每周、每月等;

　　会议室资产管理，通过信息采集完善会议室基本信息、会议室内固定资产信息，当设备发生故障后直观明确供应商、维保单位便于及时联系维修。

　　系统管理对使用系统的公司部门、角色权限、用户进行管理，对会议室基本信息维护。

　　会议资源数据存储及分析，直观统计利于总结和数据挖掘，实现图形化会议综合统计，会议时长统计，参会人数统计，会议次数统计;

　　会议报表管理，以时间、会议室为维度展示会议室的使用记录台账;

　　微信对接，关注微信公众号后，可快速对本公司的会议室进行会议预约;公众号接收推送会议邀请通知;

　　钉钉对接，动态更新企业组织架构及企业用户基本信息;接收推送的会议邀请通知;系统接收终端用户的会议反馈信息;

　　会议信息发布屏管理，用户通过可视化设计工具对会议信息发布屏显示内容、布局进行灵活定义;可切换混用模式实现会议时显示绑定会议室的全天会议日程安排，无会时显示预编辑的多媒体信息发布节目;

　　人脸识别，通过系统人脸识别鉴权服务实现会议签到功能、人脸识别门禁控制功能等;

　　会议室平面图功能，使用真实平面图显示会议室的实际位置，通过颜色区分会议室当前状态;

　　系统支持收费规则的设置，可提前预设收费方案，如日常收费方案、特价收费方案;

　　支持新建收费规则，包含日期、时间、时长、单价、收费类型，系统默认8:00-12:00为上午，12:00-18:00为下午，18:00-24:00为晚上，重复时间段会叠加金额;

　　为保障系统安全，防止被他人恶意登录，支持设置管理员口令，并且可以指定口令长度、设置重置口令，出于系统的安全性考虑，可实现定期更换口令，设置口令冻结时间，根据需要调整身份鉴别次数和日志审计保存周期。

　　支持设备管理，支持对门禁和中控等设备进行添加、编辑和查询等操作，包含设备类型、实现方式、指令类型直观的清楚每个设备的指令类型和实现方式，便于管理。

　　支持日志管理，日志管理详细的记录了什么人，在什么时间，做了哪些事，操作结果是怎样的;方便查找操作记录，支持按照用户名、操作内容、日期、操作结果、角色等数据字段精确查找。

　　会议显示屏软件参数

　　会议室门口的显示屏，通过服务器配置显示屏可以与会议绑定，可以支持会议室多个门的显示屏设置;

　　会议信息显示屏可显示会议室名称、会议室使用状态(会议中、下场会议时间)、当前日期时间、当天会议预约安排;

　　通过系统可视化设计器，可为会议室的空闲、筹备中、签到中、会议中等状态显示不同的定制内容;显示内容可通过服务端可视化设计器自定义排版内容的布局、样式、图片、视频;

　　支持界面的背景图片自定义;

　　支持在会议信息显示屏预约会议，达到临时占用会议室的效果。

　　与人脸抓拍摄像机结合，可实现参会人员无感签到。

　　支持人脸识别签退功能。

　　支持扫描会议信息显示屏上的二维码进行会议预约和会议签到。

　　会议信息显示屏可联动门禁控制系统，数据双向互动;实现参会人员通过会议信息显示屏签到后自动打开关联门禁;实现参会人员刷卡打开门禁后系统自动签到，签到后可以语音播报签到结果;

　　会议信息显示屏软件可与会议室内安装的环境监测设备关联，显示内容包括温度、湿度、PM2.5、甲醛、一氧化碳、二氧化碳等数据;

　　系统可与信息发布系统的混合使用，在无会议时可以显示发布的图片、视频等多媒体内容;

　　会议服务交互软件参数

　　行政前台或者会议室管理人员的专用服务软件

　　会议室状态监控，可视化的方式显示当前时间正在开会中的会议室、未使用的会议室、正在维修的会议室

　　会议室准备提醒：在会议服务人员日常使用的过程中，可实时监测会议室状态，及时了解各会议室的会议安排，做好会前准备

　　会议服务，接收道会议室发送的服务呼叫后，通过系统消息和语音的方式提醒服务人员

　　移动端会议预约软件

　　移动端会议预约软件功能说明：

　　支持与客户微信企业公众号、微信公众号、微信小程序、钉钉、OA系统以及第三方应用对接，实现移动端查询预约的会议、邀请参会的会议以及在移动端中预约会议，并支持移动端进行会议审批。

　　支持移动端利用个人信息编辑功能，维护姓名、职务、职称以及面部识别照片等信息。

　　1、 会议预约：使用单位每个会议室每天均可创建自由时间段的多个会议，便于提升会议室的有效利用率。在会议预约模块能通过会议室分组、会议时间多种方式筛选目标会议室的空闲时间，点击可预约会议。

　　2、 会议快速预约：会议预约后，开始对会议内容进行创建。 输入会议主题、选择会议时间即可快速预约会议。

　　3、 会议配置：快速预约后，可签到方式、通知方式、提醒方式、会务服务、参会人员、会议议题等内容进行配置。

　　4、 会议通知：会议预约申请后，需要对会议申请进行审批，审批通过后利用电话、短信、钉钉、邮件、微信等多种方式，通知预约申请人以及参会人员。会议提醒时长可自定义。

　　5、 选择参会人：可以通过组织架构的方式选择多个参会人员，默认匹配参会人员角色。

　　6、 议题配置：在移动端系统中可依次创建会议议题，每个议题可上传多个会议资料，会议资料可以是office文档类、PDF类、图片类、视频类文件资源，会议议题通过点击“上移、下移”调节议题顺序，会议资料跟随议题进行调整，并可设置每个参会人员资料的查看权限。为了使会议适应更多的应用场景每个议题下课配置不同的参会人员。

　　7、 周期会议：移动端系统具备周期会议逻辑，如晨会、周例会、项目会周期性较长，可保存为周期会议，重复频率包含每天、每个工作日、每周、每月等。

　　8、 会议启动：会议即将接近预约时间，并且当前会议室没有被其他会议占用时，会议管理员角色在我创建的会议列表中点击启动按钮，会议室内的无纸化终端开始执行升降屏升起、无纸化客户端软件启动等操作。

　　系统架构

　　系统主要的产品包括：

　　产品功能

　　会务管理系统

　　会议日历

　　产品深入探索用户习惯，为普通参会人员建立会议日程视图。左侧使用月度日历的模式，显示参会人员每日的会议安排，支持按周、月对会议日历进行排布。鼠标移入对应日期即可查看该日的会议安排，点击可查看会议详情。在右侧以时间节点的方式显示当天所有的会议进程，默认以时间倒序的方式进行展示，展示的信息包含会议时间、会议时长、会议主题、会议室名称以及会议主席，支持显示跨天会议的完整时间段。

　　终端管理

　　设备管理可对围绕会议室周边建设的硬件设备进行统一、集中维护和管理。在会务管理状态时，对发布屏终端进行状态监控，为更符合会议室装修风格，发布屏终端通过可视化设计器页面，也可以配置终端的显示内容、显示背景。

　　在无纸化会议管理状态时，可管理的范围包括会议终端、信息发布终端、侯会播报终端、服务交互终端、信号输出解码器、信号输入编码器、会议公告终端等。

　　在设备管理模块中，围绕会议室周边硬件可动态监测硬件的运行状态，运行的终端版本。还提供终端的在线更新以及终端的会议室绑定等功能。

　　我的会议

　　会议室查询

　　可按照日期、会议室类型查找会议室，用直观可视化的方式进行查找预约操作。此功能下显示全部会议室预约状态，以时间轴显示符合要求的会议室当前状态，包括暂停使用、已预约、会议中等状态。

　　会议预约申请

　　选择合适的会议室和时间后，可以快速提交预约申请。预约时，会根据会议室的类型创建不同的会议，如无纸化会议、常规会议。

　　常规会议创建时，填写会议主题信息，点击“确定”按钮，即可对会议室使用时间进行占用避免他人在重复的时间预约会议。

　　在创建时还可选择是否保存为模板、是否为周期会议。

　　保存为模板后，未来再次召开会议参会人员、会议议题等变化较少时，可直接选择已保存的模板，减少会议预约操作步骤。

　　周期会议可重复频率包含每天、每个工作日、每周、每月等不同的周期，系统会根据周期自动预约会议，到达会议时间后，会议自动启动减少会议预约操作步骤。

　　会议配置

　　会议配置功能可配置参加本次会议的参会人员、会议服务、签到方式、通知方式、提醒时间以及本次会议的议题，人员排位等。

　　参会人员的选择系统内置三种方式。第一种方式，从系统中选择系统内添加员工;第二种方式，通过模板导入的方式添加本次会议的参会人员;第三种方式，通过加载分组的方式将当前用户下已保存的参会人员分组快速提取。

　　在此功能中还可以选择当前会议室下可配置的会议服务。同时，系统提供直接入会登录签到、签名签到、用户名密码签到等多种方式。

　　会议提醒可选择语音电话、短信、邮件、微信、钉钉等方式，结合提醒方式可设置本场会议提醒的时间，可设置立即提醒、提前五分钟、提前15分钟等时段。

　　会议议题配置时，根据会议的实际情况可以添加议题，系统允许每场会议下均可配置多个会议议题，每个议题下均可上传不同的会议资料。议题添加完成后，通过上移、下移调整议题在会议过程中的顺序，对应议题下的会议资料也随之改变。同时，系统为覆盖绝大多数的会议场景，支持为本场会议每个议题下配置不同的参会人员，对于会议资料也支持设置每个参会人员的可见权限。

　　我的会议查询

　　通过我的会议功能，可查看我创建的会议和我参加的会议。在我的会议中，申请人可以查看自己预约的会议，查看预约审批状态，已通过审批的可以发出会议邀请通知，会议结束后可以上传会议纪要内容共享。对于还未开始的会议可进行会议调整、修改配置、取消会议等操作。

　　在我参加的会议列表，可查看需要我参加的会议主题、会议时间、会议地点、预约人等，通过详情可查看会议更多内容。

　　会议邀请通知

　　会议预约申请审批通过后，申请人可以收到短信和邮件的通知，申请人在“我的会议查询”中可以查看并再次确认会议安排和参会人员(包括手机、邮件)，支持选择是否通过系统发出会议通知，可以选择短信、邮件、电话等通知方式，内容自动生成并且可以自行编辑，系统自动向参会人员发送。

　　选择通知方式，点击通知与会人员，弹出通知内容(默认系统生成，会议时间、会议室、会议主题、参会人员)，用户可以再编辑。

　　我的模板

　　我的模板对创建会议时勾选模板会议的内容进行管理。

　　模板可保存的内容有会议主题、会议室、预订人、创建时间、详情等字段。通过我的模板可将已保存的会议模板取消，也可点击模板查看模板内保存的详细信息，详细信息主要包含会议预约信息和会议明细，具备完整的会议模板，方便管理人员查看模板内容，减少操作步骤。

　　资料整理

　　资料整理实现对会议资料的整合、批量下载的功能。

　　会议资料分为会前资料、会中资料、会后资料三个部分;可执行的操作的有一键导出、一键销毁、推送资料、上传等。

　　会前资料：会议管理员创建会议配置会议议题的时候上传的所有资料，也可以叫做会议资料源文件。

　　会中资料：分为电子白板资料、会议批注资料、会议纪要三个部分，每一位参会人员所保存的电子白板内容，会议过程中对会议资料标注的内容，会议秘书记录的会议纪要都会保存下来。会议过程中遗漏上传的资料、会议后产生的会议决议等。

　　会后资料：可以在资料整理功能中通过上传的方式补充会后资料。除此之外还可以通过推送资料功能将会后资料推送给参会人员。

　　资料整理在会议结束后，通过资料整理功能，实现对会议前、会议中、会议后不同时间段产生的资料批量下载。也可以实现对单独参会人员的会中产生资料的批量整理下载功能。

　　会议资料整理还可以导出参会人员的会议签到信息、会议过程中投票表决的内容。

　　预约审批

　　会议管理员角色可以进行预约审批，在“预约审批”功能中可以查看所有的会议预约申请，可以查看会议预约申请内容。

　　对会议预约内容查看后，可以进行审批操作，预约退回需要填写退回原因，通过短信或邮箱通知预约申请人。

　　系统设置

　　管理用户具有系统最高权限，主要对使用系统的公司部门、角色权限、用户进行管理，对会议室基本信息维护。

　　信发模板管理

　　信息发布模板应用在信息发布终端，通过可视化设计器对终端显示内容进行拖拽摆放，为会议室门口安装的发布屏终端配置个性化的显示内容。

　　编辑功能下可摆放控件有图片、矩形、文字、变量、按钮、时钟、天气、限号、甘特图时间轴、视频、人脸识别控件、会议列表控件、已签到人员等，其中按钮可对接中控、门禁等实现关联操作。

　　会议标语管理

　　在很多大型会议室召开会议的时候，会议室内一般配置显示硬件除了无纸化终端外，还会有大荧幕或拼接屏，会议开始后，会议室内大荧幕或拼接屏，控制展示会议横幅、标语内容。

　　1、横幅标语显示：当这些大屏幕在会议开始时或会议过程中不需要显示会议资料时，为了不显示无信号一般会展示会议横幅、标语等内容。秘书可灵活控制标语的打开和关闭。

　　2、横幅标语配置：横幅标语软件就是利用可视化的手段，灵活的定制大屏显示横幅标语的内容。

　　会议室管理

　　会议室管理是对全部会议室的基础属性进行维护管理，同时可以对会议室内硬件进行控制。

　　基础属性维护包括会议室真实布局图、会议室内显示屏、会议室对接的设备、会议室是否需要审批、容纳人数、是否计费等。在系统初始化、会议室装修后，使用系统会议室管理模块按照会议室内桌椅、无纸化终端、常规会议室的实际布局，可视化拖拽设置会议室内座次，并且绑定设备终端。

　　会议室控制功能包括，控制会场内的终端开机、关机，可控制对接空调、新风、中控、门禁、占空、灯光、环境传感器等开启、结束的条件。

　　除此之外，为减轻领导的信息处理压力，避免大量的流程堆积，系统通过会议室维度实现对每一个会议室设置审批流程。

　　通过流程设置，以可视化节点的形式进行展示，管理人员可以根据真实的审批情况通过拖拽的方式搭建审批流程;主要包含全局节点和审批节点两部分，其中，全局节点包含开始、会议结束审批和结束五个节点，审批节点包含用户审批和审批表单、多路判断、会签审批、智能匹配五个节点。

　　全局节点决定一个审批流程开始和结束。审批节点是指定在流程环节中由谁完成审批动作以及审批内容。

　　在选择用户审批时，以部门+用户多级列表的形式选择审批人，只能选择一人。

　　在选择审批表单时，以部门+用户多级列表的形式选择审批人，可指定审批人审批指定的表单，多路判断用来判断审批人的角色信息、部门信息等。除此之外，还具备会签审批，可实现对某些审批表单进行多人审批，可选择“与”、“或”关系，来控制审批操作。

　　智能匹配节点支持按照部门主管审批，可选择“与”、“或”关系，来控制审批操作。

　　日志管理

　　日志管理详细的记录了什么人，在什么时间，做了哪些事，操作结果是怎样的;方便查找操作记录，可按照用户名、操作内容、日期、操作结果、角色等数据字段精确查找。

　　收费规则设置

　　适用场景通常为传统写字楼或者是服务式办公室等能提供临时租赁会议，室的场所，可以根据实际情况编辑收费规则和收费类型。如可以在系统中预设置日常收费规则和特价收费规则，对于日常的会议室租赁时，可直接执行日常收费规则，无需重复设置，对于节假日等特殊的情况下，会出现折扣的情况，可直接执行特价收费规则，方便用户快捷操作。

　　新建收费规则时，通过填写规则名称、选择收费类型快速创建收费规则。系统默认规则明细：规则明细规定，上午是8:00-12:00，下午是12:00-18:00，晚上是18:00-24:00，重复时间段会叠加金额;通过日期、时间、单价、时长的设置实现在不同时间段内，收取不同金额的费用。

　　安全策略设置

　　为保障系统安全，防止被他人恶意登录，因此设置了管理员口令，并且可以指定口令长度、设置重置口令，出于系统的安全性考虑，可实现定期更换口令，设置口令冻结时间，根据需要调整身份鉴别次数和日志审计保存周期。

　　设备管理

　　这里设备管理主要是对门禁和中控等设备进行添加、编辑和查询等操作，直观的清楚每个设备的指令类型和实现方式，便于管理。

　　支持填写品牌名称、英文名称、设备类型、指令类型、实现方式等信息，实现设备对接，用于后续设备控制。

　　其他设置

　　通过其他设置可配置系统名称、会议服务、系统服务地址、通知模板、客户端更新、系统设置等。

　　系统名称

　　根据系统使用用户，配置系统的标题、系统名称、页面脚注以及企业LOGO等内容。

　　会议服务

　　可灵活配置系统内置的会议服务内容，默认配置有茶水、白纸、签字笔、服务员等;

　　服务地址

　　系统服务地址配置本地服务器的IP地址，便于终端设备与服务器的快速关联;

　　通知模板

　　灵活设计语音电话、邮件、短信三种方式将会议通知参数及通知内容模板。会议创建成功后，根据预设模板发送给参会人员。

　　客户端上传

　　通过客户端上传功能，用于会务管理系统相关终端软件的在线升级，上传最新版软件后，终端即可自行下载升级。

　　系统设置

　　对系统的通知方式、签到方式、信发屏按钮、会议室权限、系统组件进行统一设置。

　　资源库

　　这此功能下主要存放的是视频、图片等资源，支持建立分组操作，可快速查看每个分组下的视频图片资源，分组下采用树形结构的文件夹存放文件，可支持上传下载等功能。支持输入关键字快速搜索，支持全选、下载、删除操作;支持本地上传文件，支持png、jpg、mp4文件。

　　统计分析

　　数据统计分析

　　系统实现图形化会议综合统计，会议时长统计，参会人数统计，会议次数统计;

　　统计图包括每日/月/年会议次数统计、历史会议时长统计、历史会议室使用数量统计等。提供会议数据存储及分析，直观统计利于总结和数据挖掘。

　　统计分析：整体功能模块方便管理人员了解会议室的使用情况，高效的提升会议室的利用率。可按照选择时间段来查询会议室使用情况，以折线图、条形图、饼状图和扇形图等来展示相对应的数据，更加直观的展示会议室的使用情况。

　　会议室报表

　　在此功能下详细的记录了会议室的使用情况，点击详情按钮可跳转至会议详情页面，包含预约信息和会议明细。还可按照会议日期、会议室名称、预约人来查询信息，还可以导出为文件。

　　会议分析

　　会议数据分析方便管理员了解会议的情况，可直观的看到无纸化会议系统的空间数、预约会议次数、实际预约次数、取消会议次数和会议总的会议时长。也可通过折线图、饼状图、条形图的方式查看本周的会议预约、预约类型和空间使用统计等。

　　权限管理

　　组织管理

　　系统设计支持集团或楼宇全部会议室的应用范围，所以可以设置公司、部门信息。

　　部门管理：是在公司下级可以添加部门信息，如下图，可以选择公司查询下级部门;可以选择公司，添加下级部门。

　　角色权限管理

　　系统中对用户权限的管理，采用角色组的方式，在系统中可以定义不同的系统角色，每个角色都可以授予不同的功能权限。如下图可以查看系统中的用户角色，输入角色名称和描述可以添加新的角色。

　　在角色列表中点击权限按钮，可以设置角色的功能权限。

　　用户管理

　　系统用户有管理账户创建并授予角色权限，支持多种方式创建用户：

　　与公司OA、HR系统、企业微信对接、钉钉对接，初始化用户信息

　　下载用户模板，填写模板后，一次性导入建立用户

　　手动新增用户信息

　　会议显示屏软件功能

　　会议信息显示屏是通过高清晰显示设备替代会议室门口装修时安装的房间号码铭牌。

　　会议信息显示屏支持外观时尚，具有指示灯带，具备POE供电功能，安装时走线简单，安装后效果美观。屏幕安装时根据实际装修情况可以选择挂墙安装，也可以嵌入墙体安装。

　　功能概述

　　通过高清显示设备对老旧房间号铭牌的替换，在覆盖房间号铭牌物理作用的前提下，具有如下特点：

　　内容丰富：利用会议信息显示屏可以丰富显示内容，如动态显示会议室名称、会议室使用状态、当前会议主题及时间、会议室全天日程安排等。

　　功能强大：除可显示内容外，基于会议信息显示屏实现参会人员电子签到。

　　周边延伸：基于会议信息显示屏可实现对会场内设备的联动和控制。

　　场景拓展：在硬件基础、硬件组网不变的情况下，使会议信息显示屏具备多媒体信息发布功能。

　　模板丰富：内置二十余套会议信息显示屏布局模板，覆盖常见的会议室装修风格。

　　内容设置

　　在会务管理系统中，提供可视化设计器实现对会议信息显示屏内容发布。

　　通过可视化设计器，用户可对终端显示内容进行拖拽摆放。为会议室门口安装的发布屏终端配置个性化的显示内容，操作简单、功能强大。

　　设计器中可摆放控件有图片、矩形、文字、变量、按钮、时钟、天气、限号、甘特图时间轴、视频、人脸识别控件、会议列表控件、已签到人员等，其中按钮可对接中控、门禁等实现关联操作。

　　同时，设计器也支持对墨水屏电子门牌的内容可视化设计。

　　应用拓展

　　设备联动拓展

　　联动拓展旨通过入会动作，联动其他会议室周边设备进行特定动作。

　　场景一：系统与门禁系统关联后，参会人员通过会议信息显示屏入会签到后，系统自动打开门禁做到放行动作;

　　场景二：签到入会后，如该会议室灯光、空调等设备均未启动，可按预设会议启动流程自动控制会议室内设备调整至设定模式。

　　应用场景拓展

　　会议信息显示屏在实际使用时，具有筹备中、签到中、会议中、空闲中四种状态。

　　使用时，可为每种状态设定不同的显示内容。例如：在空闲中可播放企业宣传片作为多媒体信息发布屏来使用，通过该功能以实现“一屏多用”应用场景拓展的目标。

　　在无会议的情况下，可全天播放制作好的节目;当有会议时，可自由设置切换条件，当满足切换条件时，会自动从信息发布系统切换至会议信息显示界面;可指定切换条件的时间，以及选择是否需要触控控制，当出现特殊情况时，通过手动点击的方式进行切换;支持一键启动、一键关闭、一键切换等操作。

　　除此之外，还支持在会议信息显示屏上直接预约会议，通过甘特图的形式展示当前会议室的空闲时间段，可通过点击的方式选择会议时间。支持一键增加会议时长，如半小时、一小时等。支持默认显示当前会议日期。支持默认显示会议主题，格式如当前会议室名称+临时会议(默认时间段)，点击可进行会议主题编辑。

　　墨水屏门牌

　　墨水屏门牌是一款简单高效、节能环保的高端智能显示终端;设备可通过无线技术，将会议信息传输到设备终端上实时显示。

　　实际使用时，在会议筹备中、签到中、会议中、空闲中四种状态均可显示不同内容。

　　通过墨水屏门牌对老旧房间号铭牌的替换，在覆盖房间号铭牌物理作用的前提下，具有如下特点：

　　内容丰富：利用会议信息显示屏可以丰富显示内容，如动态显示会议室名称、会议室使用状态、当前会议主题及时间、会议室全天日程安排等。

　　功能强大：除可显示内容外，基于会议信息显示屏实现参会人员电子签到。

　　模板丰富：内置丰富的布局组件，支持个性化配置水墨屏布局模板，可覆盖常见的会议室装修风格。

　　现场平面布局图

　　在大屏幕上显示整体会议信息列表，并为所有会议与会者提供会议室制度规范说明。作为接待区，您可以配置楼层导览图用于用户或新员工查找会议室。

　　产品拓展应用场景，在会议室较多、会议室使用频率较大的企业可配置办公区域平面图，通过在真实平面图布局上显示会议室位置以及会议室状态，使参会人员到达办公区寻找会议室更加直观，更好的提升企业整体形象。

　　移动端会议预约软件

　　会议预约

　　会议创建可以通过日期和会议室分组两种方式查找可用会议室，用直观可视化的方式进行查找会议创建操作。

　　会议室下的时间轴跟随主轴移动，通过拖动时间轴的方式查找符合要求的会议室，其中会议室的状态分为：占用、空闲、已停用，空闲时间段可以点击进行申请。

　　快速预约会议

　　输入会议主题、选择会议开始和时间完成预约会议。

　　会议配置

　　会议预约完成后，可对会议内容进行配置。

　　会议配置：根据会议需要配置会议基本信息，包含签到方式、通知方式、提醒规则、会议服务等。

　　选择参会人员：通过组织架构的方式选择多个参会人员，可将选择的参会人员保存为分组，下次开同类型会议时直接选择分组即可。

　　议题配置：每个议题可上传多个会议资料，会议资料可以是office文档类、PDF类、图片类、视频类文件资源。对会议资料可选择可见性操作，方便会议秘书、参会人员等及时明确会议资料内容，可以对会议资料进行重命名操作。点击“上移 下移”按钮调节议题顺序，会议资料跟随议题进行调整。为了使会议适应更多的应用场景，每个议题下课配置不同的参会人员。

　　我的会议

　　我的会议功能通过列表的形式展示我即将参加的会议，以及我创建的会议。

　　我参加的会议列表，默认展示未来我即将参加的会议议程。通过会议日期的选择、会议状态、会议主题等可以便于普通参会人员统计自己的参会记录。

　　点击会议卡片后显示会议的基本信息，也可选择查看会议配置对会议的议题、人员、签到信息、通知方式、提醒规则、会议服务等信息进行修改。

　　会议审批

　　会议审批功能通过列表的形式展示待审批的会议，以及已审批的会议。

　　为了减轻领导的信息处理处理压力，避免大量的流程堆积，系统通过会议室维度实现对每一个会议室设置审批流程，审批流程会以钉钉、微信通知的方式发送到审批人手机上。

　　我的预约

　　我创建的会议列表，显示作为会议管理员角色我所创建的会议。在会议未开始时可以修改会议主题、修改会议签到方式、通知方式、提醒规则、会议服务、参会人员、议题配置，甚至也可以取消当前会议。

　　我的信息

　　我的信息功能允许用户修改自己的个人信息，例如：个人照片、姓名、用户名、电话、邮箱等。用户上传的个人照片可以作为人脸识别签到的依据，也可以在签到成功后开启门禁。

　　手机客户端(微信)软件功能

　　会议预约

　　通过手机客户端支持会议预约功能，首先用户登录，进入系统后可以查看我的预约记录，点击预约可以提交预约申请

　　点击预约进入会议预约界面，可以指定会议室或会议日期查找可用会议室，选择会议室可以查看预约计划。

　　选择空闲可用的会议室和会议时间后，填写会议预约申请信息，提交预约等待审批。

　　查看会议信息

　　可以查看当前用户预订和参与的会议信息。列表形式显示日期、会议室、会议主题，点击查看会议详情。支持上传会议纪要，参与会员可以下载会议纪要。

　　手机客户端(钉钉)软件功能

　　会议预约

　　通过手机客户端打开钉钉APP，在其他应用中可看到会议预约小程序，启动小程序后可选择会议室进行会议预约。

　　会议通知

　　会议预约完成后，所有的参会人员可收到会议邀请通知，可直观查看会议地点、会议时间、会议主题以及会议服务等内容。

　　墨水屏桌牌

　　功能概述

　　系统支持与墨水屏桌牌进行整合，旨在提供一种便捷的会议座次管理解决方案。通过该系统，用户可以在会前预约会议座次，并在会议开始后将排位信息投放在墨水屏桌牌上，以方便参会人员找到自己的座位。

　　功能介绍

　　会前排位预约：用户可以通过会务管理系统选择会议，并预约自己的座位。系统可以根据会议的座次安排进行自动排位，也可以由用户手动给参会人员安排座位。在排位时，可以按照整场会议进行排位，也可以按照议题进行排位，适用于一场会议有不同参会人员连续开会的场景。

　　桌牌内容投放：在会议开始后，会务管理系统将座位信息与墨水屏桌牌进行整合，并将对应的排位信息实时投放在墨水屏桌牌上。参会人员可以通过墨水屏桌牌方便地找到自己的座位。

　　实时更新：系统可以实时更新座位信息，当议题切换时如果座位调整或变动，系统自动将最新的排位信息同步到墨水屏桌牌上，参会人员可以及时获取最新的座次信息。

　　内容设置

　　电子桌牌用于替代会议室内的塑料夹纸质的桌牌，使参会人员信息显示元素更丰富，内容显示更清晰。

　　系统具有电子桌牌可视化配置功能，可以实现电子桌牌样式的自定义设计，还可以对每一场会议单独设置不同的显示界面。可以根据用户需求进行个性化定制，包括字体、颜色、背景等。

　　实际效果

　　视频会议对接

　　会务管理系统还支持与视频会议对接，同步会议信息。软视频会议支持与腾讯ROOMS、ZOOM、飞书、钉钉等进行对接;硬视频会议支持与科达、华为、宝利通等对接。实现会议室信息、会议基本信息、参会人员信息等多端同步。

　　软视频会议对接，通过会务管理系统，用户即可方便地将会议开始时间、会议结束时间、召开地点、会议主题等基本信息同步到视频会议系统中，并向参会人员发送视频会议邀请。

　　硬视频会议对接，实现会议信息同步和自动化会议组建的功能。

　　通过会务管理系统预约会议后，可以将会议时间、地点、主题等基本信息同步到视频会议MCU。在会议开始时自动呼叫参会人员对应会议室的视频会议终端，实现自动化的方式快速组建视频会议。参会人员无需手动操作，即可加入会议。

　　会议服务交互软件功能

　　前台或者会议室管理服务室，安装会务服务台应用，支持触摸屏、PC电脑，功能包括会议室状态监控、会议服务呼叫、会议提醒等功能。

　　会议室监控与服务

　　显示当日所有会议室预订情况、会议室使用状态，可以按照会议中、已预约、空闲状态快速查询，以可视化的方式显示会议室状态信息，包括会议室、会议主题、会议时间、服务呼叫内容;

　　接受到会议室发送的服务呼叫后，通过系统消息和语音提醒，显示具体会议室和服务请求内容。

　　门禁对接

　　对接方式

　　方式一：门禁是通过RS232/485方式进行通讯控制，从而做到远程控制门禁的开关。

　　方式二：门禁为智能门禁，内置独立系统可自行控制门禁开关。

　　应用场景

　　场景一：232/485控制情况下，在门口的会议信息显示屏签到时，自动识别签到人员信息，联动门禁控制门禁开关，若是参会人员，则开启门禁;若不是，则提示您不是参会人员，不允许进入;

　　场景二：232/485控制情况下，在会议预约的时间段内，门禁只允许参会人员签到打开门禁，不在此时间段内，门禁可对所有人开放;

　　场景三：232/485控制情况下，可自行选择发送指令的时间，如在会议开始前5分钟，自动关闭门禁，所有人不得进入;在会议结束后5分钟，自动打开门禁，所有人可自由进出。

　　场景四：门禁平台对接情况下，参会人员在会务系统中签到后，签到的人员信息同步给门禁系统，当门禁系统检测到已签到的人员信息时，自动打开门禁。

　　场景五：门禁平台对接情况下，会议开始前，把参会人员的信息以白名单的形式推送给门禁系统，当门禁系统检测到白名单上的人员信息后门自动打开门禁。

　　场景六：门禁系统的人员信息同步给会务系统，在会务系统中设置参会人员，被选为参会人员的在门禁系统刷IC卡时，自动打开门禁同步签到信息。

　　接口需求概述

　　232/485门禁控制

　　前提条件：所对接的门禁设备提供对外被控的接口协议。所需参数如下：

　　门禁平台控制

　　OA对接

　　对接方式

　　方式一：会务管理系统与OA系统对接，OA系统提供API接口开发文档，会务管理系统对其做定制化对接开发，获取OA系统会议预约资料;

　　方式二：会务管理系统提供API接口开发文档，OA系统二次开发对接，OA系统调用接口将数据传输到会务管理系统;

　　方式三：如果当前的OA系统版本过低，无法提供API接口时，则需要其开放数据库权限，会务管理系统定制开发，直接从其数据库中获取数据。

　　应用场景

　　场景一：用户在OA系统中进行会议预约、会议审批后，通过API接口将数据流转至会务系统，在会务系统中，通过短信、邮件、电话、微信、钉钉等方式通知参会人员。

　　场景二：在会务系统中预约会议后，数据同步至OA系统进行审批，最后将数据流转回会务系统中。

　　接口需求概述